PROCÉDURES ADMINISTRATIVES DE LA SECTION ANRF

ASSOCIATION NATIONALE DES RETRAITÉS FÉDÉRAUX (SECTION OUTAOUAIS) INC.

Règlements généraux – janvier 2010

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. Les présents règlements remplacent tous les règlements existants adoptés jusqu’à ce jour. Les annexes ou règlements internes font partie intégrante des présents Règlements généraux de janvier 2010.

2. Les dispositions qui suivent constituent les règlements généraux de l’organisation sans but lucratif «Association nationale des retraités fédéraux (Section Outaouais) Inc.», constituée par lettres patentes en vertu de la Loi sur les compagnies, Partie III (L.R.Q., c. C-38 art. 218) le 4 janvier 2011, matricule 1167062885, ci-après appelée l’ « ANRF-Section Outaouais », laquelle est reconnue à titre de section locale QC60 de l’Association nationale des retraités fédéraux (ANRF).

3 Les règlements doivent être interprétés de façon à permettre une administration saine et efficace des affaires de l’ANRF- Section Outaouais et ne doivent pas contrevenir aux objectifs de l’Association et à ses meilleurs intérêts.

4. Définitions : Dans les présents règlements, à moins que le contexte n’impose une interprétation différente, les termes utilisés doivent être compris dans le sens qui leur est attribué de manière spécifique.

a) « Assemblée générale annuelle de l’ANRF – Section Outaouais » ou « AGA » s’entend de l’assemblée de ses membres que tient l’ANRF– Section Outaouais tous les ans.

b) « Assemblée générale extraordinaire » s’entend d’une assemblée des membres de la Section et convoquée pour traiter d’une question particulière qui figure dans l’avis de convocation.

c) « Association » fait référence à l’Association nationale des retraités fédéraux».

d) « Bureau national » s’entend du siège social de l’Association, dirigé par le Directeur exécutif.

e) « CNA » s’entend du Conseil national d’administration de l’Association.

f) « Conseil d’administration de l’ANRF- Section Outaouais» ou "CA" s’entend des membres élus ou nommés selon les règlements à titre d’administrateurs lors d’une assemblée générale. Ils ont la charge de la gestion courante de la Section.

g) « Comité exécutif » ou "CE" s’entend des dirigeants de l’ANRF– Section Outaouais.

h) « Cotisation » s’entend du montant annuel que doit payer une personne afin d’être membre de l’Association. La cotisation est partagée entre l’Association et l’ANRF- Section Outaouais.

i) « Exercice » s’entend de l’année civile.

j) « Langues officielles » s’entend du français et de l’anglais.

k) « Membre » s’entend d’une personne qui satisfait aux conditions requises pour faire partie de l’Association, présente une demande d’adhésion, est admise au sein de l’effectif et paie la cotisation demandée.

l) « Membre associé » s’entend d’un futur retraité en fin de carrière admissible à titre de « Membre » sans restrictions lors de sa retraite.

m) « Politiques administratives » s’entend des processus administratifs établis afin d’assurer une saine gestion des activités de l’ANRF– Section Outaouais, et ne font pas partie des présents règlements. Les politiques administratives ne peuvent pas aller à l’encontre des présents règlements.

n) « Règlements généraux » et « règlements internes » s’entendent des règles fondamentales de gouvernance de l’ANRF– Section Outaouais.

o) « Statuts » s’entend des lettres patentes de l’ANRF– Section Outaouais.

p) « Retraité » s’entend de toute personne qui reçoit une rente, une pension ou une prestation de survivant en vertu de la Loi sur la pension de la Fonction publique, de la Loi sur la pension de retraite des Forces canadiennes, de la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada, de la Loi sur les juges ou d’un régime de retraite d’un organisme fédéral que l’Association juge bon d’accepter.

q) « Section » s’entend d‘une entité de l’Association réunissant les membres généralement domiciliés à l’intérieur du territoire qui a été établi et approuvé pour cette entité; le territoire de l’ANRF- Section Outaouais est défini à l’Annexe 2.

SIÈGE SOCIAL, LIEU ET SCEAU

5. Le siège social de l’ANRF- Section Outaouais est établi dans la région de l’Outaouais, à l’adresse déterminée par le Conseil d’administration.

6. Les activités de l’ANRF– Section Outaouais s’exercent sur le territoire tel que défini à l’Annexe 2 des présents règlements.

7 Le sceau de l’ANRF - Section Outaouais, dont la forme est déterminée par le conseil d'administration, ne peut être remplacé qu'avec le consentement du Conseil d’administration. Le sceau est conservé par le Secrétaire de l’ANRF - Section Outaouais ou par toute autre personne désignée par le conseil d’administration. Le sceau est présenté à l’annexe 1.

OBJET SOCIAL

8. L’ANRF - Section Outaouais poursuit les objets suivants : grouper les retraités de la Fonction publique fédérale de la Région de l’Outaouais afin de protéger et défendre leurs intérêts et leurs droits. Pour réaliser ses objectifs, l’ANRF – Section Outaouais prend les moyens suivants :

a) Rechercher et appuyer l’adoption de mesures favorables aux retraités actuels et éventuels de la Fonction publique du Canada, des Forces canadiennes, de la Gendarmerie royale du Canada, de la collectivité des Juges nommés par le gouvernement fédéral et d’autres agences et organismes fédéraux, que l’Association juge bon d’accepter.

b) Promouvoir le bien-être général et planifier des stratégies d’intervention au bénéfice des personnes mentionnées au paragraphe 8 a).

c) Contribuer au débat public dans le but d’influencer des orientations, des politiques ou des propositions notamment en matière de qualité de vie des aînés.

d) S’opposer aux lois et règlements qui vont à l’encontre des intérêts des membres actuels et éventuels.

e) Mettre en œuvre des programmes et services pertinents aux membres de l’ANRF - Section Outaouais.

f) Renseigner et aider les personnes mentionnées au paragraphe à l’article 8(a) au sujet de leurs droits en leur qualité de retraités.

g) Collaborer avec d’autres organismes à la poursuite d’objectifs communs.

h) Favoriser les échanges entre les membres.

i) Contribuer lorsque c'est utile à l’amélioration de l’image des institutions d’origine de ses membres.

MEMBRES

9. L’ANRF-Section Outaouais reconnaît toutes les catégories de membres de l’Association nationale précisées à la Partie 2 de ses Règlements généraux et au Règlement interne I de 2011.

10. Un membre a droit de parole et droit de vote à toute assemblée, dans les limites de l’article 13 de l’Annexe 6. Il peut, aux conditions prévues à l’Annexe 4, être élu administrateur.

11. Le statut de membre donne droit, pour les activités de l’Association et de l’ANRF – Section Outaouais, aux avantages prévus pour les membres et celui d’être informé régulièrement des affaires et des activités de l’ANRF – Section Outaouais et d’y participer pleinement.

12. Un membre peut en tout temps faire des suggestions aux administrateurs, mais n’a pas le pouvoir de donner des ordres, des instructions ou des directives précises sur la manière dont les administrateurs doivent exécuter leurs fonctions.

13. Un membre n’est pas responsable des obligations de l’ANRF – Section Outaouais au-delà du montant impayé de sa cotisation.

14. Un membre qui a un intérêt direct ou indirect dans une entreprise et qui est en contradiction avec les intérêts de l’Association ou de l’ANRF - Section Outaouais doit, sous peine de radiation par le CA, le déclarer et s’abstenir de participer à toute délibération et à toute décision concernant ledit membre.

15. Un membre qui milite pour une organisation ou une cause dont les activités entrent en conflit avec les objectifs et les intérêts de l’Association peut faire l’objet d’une radiation sur résolution du CA.

16. Un membre cesse d'appartenir à l’ANRF - Section Outaouais soit à son décès, soit sur présentation d’une lettre de démission, soit sur l’envoi par l’ANRF - Section Outaouais d’une lettre de radiation pour cause de manquement aux obligations des membres de l’Association, soit sur acceptation de sa demande de transfert à une autre section de l’Association.

ASSEMBLÉES DE MEMBRES

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

17. L’assemblée générale annuelle des membres de la Section est l’autorité de dernière instance de la Section.

18. L’assemblée suit les règles de procédure d’une assemblée délibérante.

19. L’assemblée générale annuelle des membres a pour but :

a) d’approuver le procès-verbal de l’assemblée générale annuelle de l’année précédente;

b) de recevoir le rapport du président du conseil d’administration et des administrateurs des différentes activités de l’ANRF - Section Outaouais;

c) de recevoir les états financiers et le rapport du vérificateur;

d) d’élire les membres administrateurs selon les modalités prévues à l’Annexe 4;

e) de nommer le vérificateur sur la recommandation du CA;

f) d’approuver tout changement aux statuts, aux règlements généraux et de ratifier tout règlement interne de l’ANRF-Section Outaouais qui aurait été adopté par le conseil d’administration durant l’année ou qui est proposé par un membre à l’AGA;

g) de recevoir toute proposition de résolution ou autre question soumise au préalable au CA et portée à l’ordre du jour de l’Assemblée. Ces questions accompagnent le projet d’ordre du jour.

AVIS DE CONVOCATION

20. L’Assemblée générale annuelle de l’ANRF - Section Outaouais se tient le deuxième mercredi du mois d’avril chaque année. Le conseil d’administration détermine la date et convoque l’assemblée générale de la section. Le délai de convocation est d’au moins trente (30) jours avant la tenue de l'Assemblée.

21. Un projet d’ordre du jour est fixé dans les trente (30) jours précédant la réunion et est remis, y compris une copie du procès-verbal de la réunion de l’année précédente, des états financiers et des propositions de résolutions pour la réunion à toutes les personnes présentes.

PROCÈS-VERBAL

22. Un procès-verbal est produit au plus tard quatorze (14) jours suivant l’assemblée et remis aux administrateurs.

23. Une copie signée par le président et le secrétaire de l’AGA est envoyée au bureau national, au plus tard le 15 mai de chaque année, accompagnée d’une copie des états financiers vérifiés conformément aux Règlements généraux nationaux.

QUORUM

24. Le quorum est constitué des membres présents.

VOTE

25. À une assemblée des membres, seuls les membres présents, à l’exception des membres associés, ont droit de vote. Le vote se prend généralement à main levée à moins que quatre (4) membres présents ne réclament un scrutin secret. Dans le cas d’un scrutin secret sur motion, le président nomme deux (2) scrutateurs, ayant pour fonctions de distribuer et de recueillir les bulletins de vote, de compiler le résultat du vote et de le communiquer au président. Les scrutateurs, s’ils ont droit de vote, devront l’exercer en premier. En ce qui a trait à l’élection des administrateurs, le vote s’exerce selon les modalités de l’Annexe 4.

26. Toute résolution est adoptée à la majorité simple des personnes présentes ayant droit de vote

ASSEMBLÉES GÉNÉRALES EXTRAORDINAIRES

27. Une assemblée extraordinaire des membres est convoquée lorsqu’elle est jugée nécessaire pour la bonne administration des affaires de l’ANRF - Section Outaouais. Une telle assemblée doit avoir été demandée par au moins trente (30) membres. Le CA peut également convoquer une assemblée générale extraordinaire au besoin.

28. Le secrétaire du conseil d’administration envoie la convocation qui comprendra le but et les objets d’une telle assemblée de même que la date et le lieu dans les vingt-et-un (21) jours suivant la réception de la demande. Les règles de procédure sont les mêmes que pour une assemblée générale annuelle.

ADMINISTRATEURS

Les rôles et responsabilités des administrateurs sont décrits à l’annexe 3.

29. Les affaires de l’ANRF - Section Outaouais sont administrées par un conseil d’administration. Le conseil d’administration est composé de onze (11) membres, dont cinq (5) dirigeants.

30. Chaque membre du conseil, dans l’exercice de ses fonctions, doit agir avec intégrité et bonne foi, au mieux des intérêts de l’ANRF - Section Outaouais et avec le soin, la diligence et la compétence que montrerait, en pareilles circonstances, une personne prudente et avisée et ce, dans le respect des règlements de l’ANRF Section Outaouais.

31. Les administrateurs sont élus par l’assemblée générale annuelle pour un mandat de deux (2) ans selon une rotation qui assure le renouvellement d’au moins la moitié des postes à chaque AGA. La procédure est décrite à l’annexe 4. Le président sortant peut être membre d’office du CA; il y siège pour une période maximale d’un (1) an, mais il n’a pas droit de vote.

32. Toute personne qui désire devenir administrateur est réputée satisfaire aux exigences des fonctions décrites à l’Annexe 4.

33. Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction tout administrateur qui :

a) présente sa démission par écrit au conseil d’administration;

b) décède;

c) cesse de posséder les qualités requises;

d) Le conseil d’administration peut destituer un administrateur qui est absent à trois réunions régulières consécutives sans motif valable, au cours d’une année.

34. Tout poste d’administrateur devenu vacant en cours d’année peut être pourvu par résolution du CA. Tout remplaçant ainsi désigné demeure en fonction jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle.

35. Seuls les membres peuvent exercer une charge élective au sein de l’ANRF -Section Outaouais.

36. Cesse de faire partie du CA un administrateur de l’ANRF - Section Outaouais qui occupe une charge dans une autre association ou un autre organisme dont les objectifs entrent en conflit avec les objectifs et les intérêts de l’Association.

37. Tout administrateur, ses héritiers et ayants droit sont indemnisés ou exonérés, au besoin et à toute époque, à même les fonds de l'ANRF - Section Outaouais,

a) de la totalité des frais, charges et des dépenses que l'administrateur fait ou engage relativement à toute action, poursuite ou procédure intentée contre lui en raison d'actes qu'il a accomplis ou d'autres choses qu'il a faites ou permises dans l'exercice de ses fonctions, et

b) de tous les autres frais et dépenses qu'il fait ou engage relativement aux affaires de la corporation, à l'exception des frais ou dépenses occasionnés par un manquement ou une négligence volontaire de sa part.

RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

38. Le CA se réunit sur convocation du président ou à la demande de la majorité des membres du conseil, au siège social de l’ANRF - Section Outaouais ou à tout autre endroit désigné par le président ou le conseil d’administration au moins dix (10) fois par année. Le quorum est constitué de la majorité simple (50 %) des administrateurs en poste. Le président sortant peut être membre d’office du CA, mais n’a pas droit de vote.

39. L’avis de convocation comprend l’ordre du jour et toute documentation pertinente et disponible pour la réunion, y compris tout projet de résolution s’il en est. L’avis de convocation peut être signifié par écrit, par courriel, courrier ou télécopie. Le délai de convocation est d’au moins une semaine avant la réunion.

40. Un administrateur peut, lorsque les autres membres physiquement présents sur les lieux où se tient une réunion du conseil d’administration forment le quorum et que la majorité d’entre eux y consent, participer à cette réunion par tout moyen permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux, notamment par téléphone ou par vidéoconférence. Il est alors réputé avoir assisté à cette réunion et il a les mêmes droits et privilèges que ceux qui sont présents.

41. Le procès-verbal est établi et transmis aux membres du CA au plus tard vingt-et-un (21) jours suivant la réunion.

42. L’adoption des résolutions se prend à la majorité simple des voix des administrateurs présents. En cas d’égalité des voix, le président a un droit de vote prépondérant. Il peut exercer ce droit de vote ou reporter la question et la décision à une réunion ultérieure.

DIRIGEANTS

43. Les dirigeants de l’ANRF - Section Outaouais sont: le président, le 1^er vice-président, le 2^e vice-président, le secrétaire et le trésorier. Ils forment le comité exécutif aussi appelé le CE. Le président sortant peut être membre d’office du CE, pour une période maximale d’un (1) an et il n’a pas droit de vote.

44. Le CA tient sa première assemblée le plus tôt possible ou au plus tard dans les trente (30) jours suivants l’AGA.

45. Les membres du CE demeurent en fonction jusqu’à l’élection des nouveaux dirigeants.

46. Le terme du mandat des dirigeants est de deux (2) ans. Il peut être renouvelé jusqu’à un maximum de quatre (4) termes consécutifs, soit huit (8) ans pour une même fonction. Après huit (8) ans, il doit s’écouler un intervalle d’un (1) terme avant qu’un dirigeant puisse se représenter à nouveau à ce même poste.

47. En cas d’absence ou d’incapacité prolongée d’un dirigeant, le CA peut le remplacer par un administrateur pour la durée de cette absence ou jusqu’à la prochaine AGA.

48. Le président est le principal dirigeant de l'ANRF - Section Outaouais. Il préside les assemblées des membres, du conseil d'administration et du comité exécutif. Il voit à l'exécution des décisions du CA et du CE, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs qui peuvent, de temps à autre, lui être attribués par le CA ou le CE. Il maintient les relations avec le bureau national, le directeur national pour le Québec, l’agent des services régionaux pour le Québec, et les autres sections de l’Association. Il est membre votant de la Table de Concertation des Ainés et retraités de l’Outaouais (TCARO).

49. En cas de démission ou d'incapacité du président, le rôle et les fonctions de ce dernier sont exercés par le 1^ervice-président .

50. Les premier et deuxième vice-présidents remplissent les fonctions du président en l'absence de ce dernier et tous les devoirs qui peuvent leur être attribués par le président ou le CA.

51. Le secrétaire assiste aux assemblées des membres, du CA et du CE et il en rédige, signe et conserve les procès-verbaux. II remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le CA. Il a la garde du sceau de la corporation, des règlements de l’ANRF - Section Outaouais, des noms et adresses de tous les membres actuels, les noms et adresses de ceux qui ont été ou qui sont administrateurs, avec les diverses dates auxquelles ils le sont devenus ou ont cessé de l’être et du registre des procès-verbaux et de tous autres registres de l’ANRF Section Outaouais.

52. Le trésorier a la charge et la garde des fonds de l'ANRF - Section Outaouais et de ses livres comptables. Il tient un relevé précis de l'actif et du passif ainsi que des recettes et déboursés de l'ANRF - Section Outaouais, dans les livres de l'Association. Il dépose dans une institution financière déterminée par le conseil d'administration tous les fonds .

53. Tout dirigeant peut démissionner en tout temps en remettant un avis de démission par écrit au président ou au secrétaire de l'ANRF - Section Outaouais ou lors d'une réunion du CA.

54. Les dirigeants peuvent être démis de leurs fonctions, pour un motif valable, par résolution du CA.

55. Outre les responsabilités décrites aux articles précédents, les dirigeants peuvent exercer les fonctions suivantes :

a. représenter l’ANRF à des évènements locaux;

b. rencontrer les élus locaux aux échelons provincial, municipal ou fédéral pour discuter des questions d'intérêt pour l’Association;

c. entretenir de bonnes relations avec les médias; et

d. entretenir des relations avec d’autres organismes ayant des intérêts ou des objectifs communs avec ceux de l’Association (par ex., TCARO).

COMITÉ EXÉCUTIF

56. Les réunions du comité exécutif ont lieu sur convocation du président. Le secrétaire en rédige le procès-verbal. Les avis de convocations sont transmis au moins cinq (5) jours à l’avance. De façon exceptionnelle, et si la majorité des membres y consent, ce préavis peut ne pas être respecté.

57. Le quorum aux réunions du CE est de trois (3) membres. Toutes les questions sont décidées par voix de consensus, à défaut de quoi, à la majorité des voix et, en cas de partage égal, le président a voix prépondérante.

58. Les réunions du CE sont présidées par le président. En l'absence du président, la réunion est présidée par le premier vice-président.

59. Rôle et pouvoirs :

Le CE exécute les décisions du CA. Il fixe la date et le lieu des réunions régulières du CA et de l'assemblée générale annuelle des membres et en détermine l'ordre du jour. Son rôle est :

a) d’assurer la gestion courante de l’ANRF - Section Outaouais;

b) de coordonner les activités de l’ANRF - Section Outaouais;

c) de veiller à la perception des cotisations et des autres revenus;

d) d’analyser trimestriellement l’état des revenus et des dépenses de l’ANRF Section Outaouais et d'en faire rapport au Conseil d’administration.

EXERCICE FINANCIER ET VÉRIFICATION

60. L'exercice financier de l'ANRF - Section Outaouais se termine le 31 décembre de chaque année.

61. Les livres et les états financiers de l'ANRF - Section Outaouais font l’objet d’une vérification annuelle, menée par un vérificateur dont la nomination est approuvée à chaque assemblée générale annuelle des membres de l’ANRF - Section Outaouais.

62. Les états financiers sont distribués aux membres qui sont présents à l’assemblée générale annuelle et à tout autre membre qui en fait la demande.

GESTION FINANCIÈRE ET CONTRATS

63. Un budget annuel doit être approuvé par le conseil d’administration avant le début de la nouvelle année financière et présenté à l'AGA.

64. Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de l'ANRF - Section Outaouais sont signés par le trésorier et une des personnes suivantes : le président, le 1^er vice-président, ou le 2^e vice-président, ou toute autre personne désignée par résolution du CA.

65. Toutes les sommes reçues sont déposées dans une institution financière canadienne désignée par le CA.

66. Les dépenses effectuées par les dirigeants élus et autres personnes désignées, dans le cadre de leurs fonctions pour l’ANRF - Section Outaouais, sont remboursées selon les politiques internes établies par résolution du CA.

67. L’ANRF - Section Outaouais n’est pas responsable des dépenses qui n’ont pas été au préalable planifiées ou qui ne sont pas conformes aux objectifs et plans de travail autorisés par le CA.

68. Les contrats et autres documents requérant la signature de l'ANRF-Section Outaouais sont au préalable approuvés par le CA et, une fois approuvés, sont signés par le président et par le trésorier, ou par tout autre dirigeant ou toute autre personne désignée par le CA, aux fins d'un contrat ou d'un document particulier. Les dépenses en résultant sont à la charge de l’ANRF-Section Outaouais.

69. Sous réserve de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (L.R.Q., chapitre P.-39.1) et aux fins de la réalisation des objets de l’ANRF - Section Outaouais, les membres ont accès en tout temps aux livres et documents de l’ANRF - Section Outaouais.

70. L’ANRF - Section Outaouais est habilitée à recevoir et à verser des dons et des contributions externes pour appuyer certaines activités, conformes à ses objectifs.

GESTION DES COTISATIONS

71. L’Association perçoit des cotisations annuelles de ses membres. Le montant de la cotisation, de même que la contribution per capita versée aux sections locales, sont recommandés par le CNA et approuvés par le Congrès de l’Association.

72. Les cotisations sont généralement perçues par le bureau national qui voit à remettre aux sections locales leur quote-part.

73. L’ANRF - Section Outaouais peut accepter des cotisations et voit à remettre au bureau national la part qui lui revient.

POUVOIRS D’EMPRUNT

74. Pourvu qu’il y soit autorisé par une résolution dûment adoptée par le CA et entérinée par au moins les deux tiers des voix à une assemblée générale annuelle ou extraordinaire de l’ANRF - Section Outaouais, le CA peut, s’il le juge opportun, contracter des emprunts auprès d’institutions financières canadiennes, pour des besoins de fonctionnement à court ou à moyen terme.

75. La résolution comprend l’étendue des sommes autorisées, les modalités de financement/remboursement et la délégation des pouvoirs d’emprunt octroyés au CA.

RÉMUNÉRATION DES ADMINISTRATEURS

76. Les dirigeants et administrateurs de l’ANRF - Section Outaouais agissent sans recevoir ni rémunération ni dédommagement, sauf pour les dépenses autorisées par le Conseil d'administration.

MODIFICATIONS AUX LETTRES PATENTES ET AUX RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

77. Les lettres patentes de l’ANRF – Section Outaouais peuvent être modifiées par résolution adoptée aux deux tiers des membres présents à une AG extraordinaire spécifiquement convoquée à cette fin. Par la suite, les administrateurs adoptent une résolution à l’effet de demander des lettres patentes supplémentaires. Au plus tard six (6) mois après l’adoption de la résolution des membres, les administrateurs transmettent au Registraire des entreprises, une requête sur les dispositions proposées selon les procédures qui s’appliquent. S’il accueille la requête, le Registraire émet des lettres patentes supplémentaires.

78. Le CA a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition des présents règlements. Cependant, toute abrogation ou modification ne sera en vigueur que jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle ou extraordinaire des membres; si cette abrogation ou modification n’est pas ratifiée à la majorité des membres présents lors de cette assemblée, elle est abolie à compter de ce jour.

79. Tout membre ayant droit de vote peut proposer des modifications aux présents règlements ou aux lettres patentes à une assemblée annuelle ou extraordinaire. Cette proposition doit être faite au CA au moins trente (30) jours avant la tenue de l’AGA.

80. Nonobstant les deux articles précédents, l’AGA peut examiner un projet de résolution d’urgence visant à modifier les règlements généraux ou les lettres patentes, même si le délai de préavis n’a pas été respecté, pourvu qu’au moins soixante-quinze (75 %) des participants ayant droit de vote estiment que l’urgence de la situation justifie cette dérogation. Un tel projet de résolution doit être présenté par écrit au président.

DISSOLUTION

81. L’ANRF - Section Outaouais ne peut être dissoute que par le consentement d’au moins les deux tiers des membres présents lors d’une assemblée générale extraordinaire de la section convoquée à cette fin. Le délai de convocation pour cette assemblée est d’au moins soixante (60) jours.

82. En cas de dissolution de l’ANRF - Section Outaouais, tous les biens que possède la Section au moment de sa dissolution servent d’abord à acquitter l’ensemble de ses dettes, obligations et engagements; le reliquat des biens est remis à l’Association conformément à ses Règlements.

Adoptés par le conseil d’administration le 4 janvier 2010

Ratifiés par l’assemblée générale annuelle du 13 avril 2011

Président(e) ______________________________________

Secrétaire par intérim _______________________________

ANNEXE 1 – EMPREINTE DU SCEAU

Le sceau de l’ANRF – Section Outaouais porte le nom complet de l’organisme et a la forme déterminée par le Conseil d’administration.

Le secrétaire du Conseil d’administration est le gardien du sceau.

Le sceau peut être apposé, quand il le faut, sur les contrats ou autres documents signés par un des dirigeants de l’ANRF – Section Outaouais.

ANNEXE 2 – DÉFINITION DU TERRITOIRE

Le territoire de l’ANRF – Section Outaouais s’étend à l’est jusqu’à Pointe-aux-Chênes, à l’ouest jusqu’à Chapleau et en direction nord, il inclut toute la région de l’Abitibi et du Témiscamingue.

ANNEXE 3 - RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES MEMBRES DU CA ET QUALITÉS REQUISES DES ADMINISTRATEURS

Le Conseil d’administration, par l’entremise de ses membres, exerce un certain nombre de rôles et responsabilités, notamment :

• Il est le mandataire/fiduciaire de l’organisation.

• Il se donne des valeurs qui guident ses décisions.

• Il parle d’une seule voix : ses membres font preuve de solidarité mutuelle, démontrent une loyauté envers l’organisation, travaillent en équipe. Le CA est un tout indivisible.

• Les administrateurs sont capables de faire la différence entre leur rôle d’administrateur et de bénévole au service de l’organisation.

• Le CA utilise des comités pour l’aider à faire son travail.

• Le CA est redevable aux membres.

L’ANRF – Section Outaouais souhaite aussi se doter d’administrateurs capables d’appuyer la réalisation de ses objectifs et, pour ce faire, elle recherche les qualités et compétences suivantes chez ses administrateurs :

• Être disponible pour participer aux réunions de la Section de l’Outaouais.

• Avoir un intérêt marqué et prendre un engagement personnel pour les travaux du CA et ses comités.

• Posséder la capacité à diriger des dossiers/projets et des comités du CA.

• Avoir la capacité à mobiliser d’autres membres dans les travaux du CA.

• Posséder la capacité à promouvoir l’ANRF et sa Section de l’Outaouais afin d’attirer de nouveaux membres.

• Avoir un réseau de contacts.

• Avoir une bonne compréhension des rôles, responsabilités de gestion et obligations qui incombent à des administrateurs, tel que prévu par la loi et précisés à l’article 2 des présents règlements, particulièrement à titre de mandataire/fiduciaire de la section de l’Outaouais.

• Détenir une expérience qui répond aux objectifs de l’ANRF et de sa Section de l’Outaouais, et qui complémente celle des personnes déjà en place au CA.

• Prôner et appliquer des valeurs personnelles qui concordent avec celles de l’ANRF et de sa section de l’Outaouais, par exemple, la transparence, l’intégrité, la discrétion, la solidarité envers l’équipe du CA et les bénévoles, la loyauté, l’ouverture d’esprit, le soin à remplir ses engagements.

ANNEXE 4 – PROCÉDURE D’ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS

1. L’élection des administrateurs au CA se fait à l’assemblée générale annuelle de l’ANRF - Section Outaouais.

2. Seuls les membres peuvent voter pour élire les administrateurs et toutes les candidatures doivent être faites parmi les membres de la Section Outaouais ayant droit de vote.

3. Le CA désigne, au moins trois mois avant l’AGA un président du comité de mise en candidature. Le président est une personne qui n’occupe pas un poste de dirigeant ou qui n’a pas l’intention d’en solliciter un et dont le poste n’est pas en élection.

4. Ce président a la responsabilité de mettre en place un comité dont le mandat consiste à susciter les candidatures aux postes d’administrateurs, à les recevoir, à vérifier l’admissibilité des candidats proposés et à déposer la liste de candidats à l’AGA.

5. Le président du comité de mise en candidature est proposé comme président d’élection à l’AGA.

6. Le président d’élection peut s’adjoindre une ou plusieurs personnes pour l’aider dans ses fonctions et agir comme scrutateur et secrétaire d’élection.

7. Les membres intéressés à se présenter à un poste d’administrateur doivent faire parvenir au président du comité un avis d’intérêt, appuyé par deux (2) membres, au moins un (1) mois avant la tenue de l’AGA.

8. Les administrateurs déjà en poste et dont le mandat arrive à terme doivent indiquer lors d’une rencontre du CA s’ils souhaitent se représenter ou quitter leurs fonctions trois (3) mois avant la tenue de l’AGA. Les postes à combler sont annoncés par le président ou par les administrateurs eux-mêmes lors d’un CA.

9. L’élection des administrateurs se fait en fonction du nombre de postes devenus vacants à une période donnée. À compter de l’entrée en vigueur des Règlements (2011), il est prévu combler cinq (5) postes la première année et six (6) postes la 2^e année et en alternance les années subséquentes. )

10. Tout poste devenu vacant en cours d’année sera remis en élection à l’AGA.

11. A la mise en élection, les candidats dont la candidature a été transmise antérieurement, ou les personnes qui les proposent peuvent prendre la parole à l’assemblée pour se présenter ou pour présenter le candidat qu'ils appuient. Le temps de parole est limité à trois (3) minutes par candidat.

12. Les élections se font par scrutin secret à moins que l’assemblée ne décide de procéder par un vote à main levée. Si le vote se fait par scrutin secret, un bulletin de vote en blanc est fourni à tous les membres votant sur lequel ils indiquent le nom des personnes de leur choix.

13. Le classement est annoncé aux membres par le président d’élection après le décompte des voix fait par les responsables des élections.

14. S’il y a partage égal des votes, le président d’élection doit immédiatement faire reprendre le vote sans interruption de l’assemblée.

15. Le nom des personnes qui se joignent au CA est annoncé officiellement par le président d’élection.

16. Le président d’élection voit à ce que les bulletins de vote soient détruits à la fin de chaque ronde d’élection.

ANNEXE 5 – PROCESSUS D’ÉLECTION DES DIRIGEANTS

• Le terme des dirigeants est de deux (2) ans, renouvelable jusqu’à huit (8) années consécutives au même poste.

• Les dirigeants déjà en poste doivent indiquer lors d’une rencontre du CA au moins trois (3) mois avant la tenue de l’AGA s’ils souhaitent se représenter ou quitter leurs fonctions. Les postes à combler sont annoncés par le président ou par les dirigeants eux-mêmes lors d’un CA.

• Cette information est fournie à tous les membres de l’ANRF – Section Outaouais de manière à rejoindre le plus grand nombre possible et assurer une approche inclusive et transparente dans l'attribution des postes d’administrateurs et de dirigeants.

• Tout membre entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu et le demeure pour une période de deux (2) ans, soit jusqu’à la clôture de l’assemblée annuelle pertinente ou jusqu’à ce que son successeur ait été nommé ou élu en vertu de l’une quelconque des dispositions du présent règlement.

• L’élection des administrateurs se fait en deux (2) temps, les sièges ayant des numéros impairs faisant l’objet d’une élection une année impaire et les sièges ayant des numéros pairs faisant l’objet d’une élection l’année suivante (année paire) et ainsi de suite

• Les dispositions relatives à la durée des fonctions s’appliqueront à compter de l’élection qui doit avoir lieu en l’an 2011. Au cours de cette année 2011, il y aura élection aux sièges portant les numéros impairs nonobstant la durée à écouler au mandat. Au cours de l’année 2012, il y aura ensuite élection aux sièges portant les numéros pairs.

Élection

Les administrateurs sont élus chaque année par les membres au cours de l’assemblée annuelle.

1. Président

2. 1^er vice-président

3. 2^e vice-président

4. Trésorier

5. Secrétaire

6. Comité Orientation Santé

7. Comité des résolutions

8. Services aux membres

9. Activités sociales

10. Recrutement

11. Communication communautaire

ANNEXE 6 – TEXTE DES ARTICLES 12 à 21 DES RÈGLEMENTS NATIONAUX ET DU RÈGLEMENT INTERNE I de 2011

MEMBRES

Admissibilité à devenir membre

12 Une personne peut demander à devenir membre de l’Association si, aux fins d’un régime de retraite de l’administration fédérale, elle a la qualité :

a) de retraité;

b) de conjoint d’un retraité;

c) de conjoint survivant d’un retraité.

Admissibilité à devenir membre associé

13 (1) Le cotisant à un régime de retraite de l’administration fédérale peut demander à devenir membre associé.

Restriction

(2) Le membre associé profite des mêmes avantages que le membre, mais ne peut ni voter ni être élu ou nommé à un poste de l’Association.

Présentation d’une demande par écrit

14 Une demande faite conformément à l’article 12 ou à l’article 13 doit être présentée par écrit au Bureau national ou à une section.

Adhésion

15 L’auteur d’une demande d’adhésion devient membre ou membre associé sur acceptation de sa demande par le Bureau national ou par une section, et sur paiement de la cotisation au Bureau national ou à la section.

Retenue de la cotisation à la source

16 Le Bureau national peut accepter que l’auteur d’une demande d’adhésion fasse retenir sa cotisation à la source au lieu de la payer directement.

Choix de la section

17 Le directeur exécutif rattache normalement un membre à la section dans le territoire de laquelle le membre a son domicile; le membre peut néanmoins décider d’appartenir à une autre section, ou de n’appartenir à aucune.

Bureau national

18 Le personnel du Bureau national assure la prestation de services à un membre qui n’appartient à aucune section.

Titre de membre à vie

19 (1) En reconnaissance de services méritoires rendus à l’Association, les participants officiels à une assemblée générale annuelle, sur la recommandation du Conseil national d’administration, peuvent conférer :

a) à un membre le titre de « membre à vie »;

b) à un non‐membre le titre de « membre honoraire à vie ».

Cotisation

(2) Le membre à vie et le membre honoraire à vie ne sont tenus de payer de cotisation ni à une section, ni à l’échelon national.

Droits du membre honoraire

(3) Le membre honoraire à vie peut assister à des réunions de section et y prendre la parole, mais n’a le droit ni de voter ni d’exercer de charge élective au sein de l’Association.

Conjoint

20 Les droits du membre à vie s’étendent au conjoint ou à la conjointe, qui continue d’en bénéficier après le décès du membre à vie.

Cessation de l’adhésion

21 Un membre cesse d’appartenir à l’Association s’il ne verse pas sa cotisation dans un délai de 120 jours, s’il meurt, s’il donne sa démission verbalement ou par écrit ou s’il ne répond plus aux conditions d’admissibilité énoncées à l’article 12 ou à l’article 13.

RÈGLEMENT INTERNE I :

MEMBRES À VIE ET MEMBRES HONORAIRES À VIE

1. Généralité

En vertu de l’alinéa 19(1) des Règlements généraux, les candidatures aux titres de membre à vie ou de membre honoraire à vie doivent être soumises au Conseil national d’administration ou provenir de lui.

« En reconnaissance de services méritoires rendus à l’Association, les participants officiels à une assemblée générale annuelle, sur la recommandation du Conseil national d’administration, peuvent conférer :

a) à un membre le titre de « membre à vie »;

b) à un non-membre le titre de « membre honoraire à vie ».

2. Selon le paragraphe 19 (2) « Le membre à vie et le membre honoraire à vie ne sont tenus de payer de cotisation ni à une section, ni à l’échelon national. »

Membre à vie

3. Plafonnement du nombre de membres à vie

L’Association ne devra jamais compter plus de trente (30) membres à vie.

4 Critères d’attribution du titre de membre à vie

« Service méritoire » s’entend d’au moins deux des critères suivants :

(a) avoir montré en tout temps des qualités de bâtisseur de l’Association;

(b) avoir rendu des services exceptionnels à l’Association;

5 Droits et privilèges des membres à vie

Les membres à vie continuent d’appartenir à une section et conservent tous les droits et privilèges d’un membre ordinaire, mais ne sont tenus de payer des cotisations ni à leur section, ni à l’échelon national.

6 Conjointe ou conjoint d’un membre à vie

Le titre de membre à vie est décerné à une personne précise, et les droits du membre à vie s’étendent au conjoint ou à la conjointe, qui continue d’en bénéficier après le décès du membre à vie. Toutefois, l’honneur du titre de membre à vie ne rejaillit pas sur cette conjointe ou sur ce conjoint.

7. Membres à vie en évidence

Les noms des membres à vie devront être étalés de façon évidente au Bureau national de l’Association. Le membre à vie recevra aussi une attestation de reconnaissance pour services rendus.

Membres honoraires à vie:

8 Nombre de membres honoraires à vie

L’Association ne devra jamais compter plus de cinq (5) membres honoraires à vie.

9 Critères pour l’attribution du titre de membre honoraire à vie

« Services méritoires rendus à l’Association » comprend à la fois le bénévolat fait directement pour le compte de l’Association, et du service ou des démarches constituant un solide appui aux objectifs de l’Association.

10 Droits et privilèges des membres honoraires à vie

Les membres honoraires à vie peuvent assister à des réunions de section et aux congrès de l’Association, mais ils n’ont pas le droit ni de parole, ni de vote, ni d’exercer une charge au sein de l’Association.

11 Conjointe ou conjoint d’un membre honoraire à vie Le titre de membre honoraire à vie est conféré à une personne précise. Il n'est pas transférable à la conjointe ou au conjoint.

12 Mention des membres honoraires à vie

Les noms des membres honoraires à vie seront placés bien en évidence au Bureau national de l’Association. Le membre honoraire à vie recevra aussi une attestation de reconnaissance pour services rendus.

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